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Établissez un cahier des charges
Pour réussir votre congrès d’entreprise, commencez à mettre en place un comité d’organisation au moins un mois à l’avance. Ce comité peut être composé du personnel de votre entreprise et/ou des personnes ressources. Cela vous aide à gagner en efficacité et à profiter de nouvelles idéologies. Néanmoins, que vous soyez seul ou avec un comité, l’élaboration d’un cahier des charges est indispensable. Le cahier des charges vous permet de ne rien oublier et de prendre tous les paramètres en compte. Pour bien le réaliser, il vous suffit de répondre à la série de questions suivantes :
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- Quoi ? Il faut commencer à définir le sujet ou le thème principal du congrès et les objectifs à atteindre. Cela vous aide à avoir une idée précise sur les potentiels conférenciers ;
- Qui ? Définissez ensuite le profil des participants en tenant compte des objectifs à atteindre ainsi que le nombre de personnes à inviter ;
- Quel est le budget à prévoir ? Déterminez le budget à allouer à l’organisation de votre congrès d’entreprise. Pour l’établir, considérez tous les paramètres possibles et les imprévus ;
- Où ? Le choix du lieu du déroulement de l’événement est capital. Il doit correspondre à l’image que votre entreprise désire renvoyer. Il doit également pouvoir accueillir tous les participants, et surtout s’adapter à la programmation. Veillez à ce que le lieu soit accessible aux transports en commun ;
- Quand ? Il s’agit évidemment de fixer la date du déroulement du congrès d’entreprise.
Concernant le budget, définissez le coût de chaque élément afin de ne rien oublier : location de salle, matériel audiovisuel, hébergement, nourriture et boissons, communication, etc. Si les pauses-café ont lieu à l’extérieur, vous pouvez opter pour la location de tente de réception pour éviter des expositions au soleil. Cela permet aussi d’éviter un manque de places.
Définissez un programme clair et détaillé du congrès
Créez un planning clair et détaillé pour l’ensemble du congrès en précisant les tranches horaires à respecter. Cela doit prendre en compte l’arrivée au lieu du meeting, les conférenciers, les pauses, les repas, les animations annexes, etc. Envoyez ensuite le programme retenu aux participants. Il est aussi capital de prévoir des sessions questions-réponses. Cette rubrique permet d’apporter plus de dynamisme et de générer des interactions nécessaires à la réussite du congrès.
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Communiquez autour de l’événement
Une campagne de communication est indispensable pour réussir un congrès d’entreprise. Utilisez tous les moyens de communication possibles pour atteindre vos cibles : site web, réseaux sociaux, e-mailing, cartes d’invitation, etc.
Les autres points à ne pas négliger
Il existe également d’autres points importants à prendre compte pour mieux organiser votre congrès d’entreprise.
- Gérez convenablement les inscriptions : vous pouvez utiliser une billetterie ou une inscription en ligne pour simplifier les inscriptions des participants ;
- Organisez l’hébergement des participants si l’événement doit se dérouler sur plusieurs jours ;
- Prévoyez des navettes afin de garantir la liaison avec l’aéroport ou la gare ;
- Instaurez une pause-café et des pauses repas : les pauses favorisent les échanges entre les participants et aident les organisateurs à mieux préparer la salle et le matériel avant la reprise des séances ;
- Optez pour les bons supports ou matériels pour les conférenciers en demandant leurs avis sur ce dont ils ont besoin ;
- Mettez en place des mesures de sécurité pour parer à toute éventualité sur tous les plans.
Pour finir, retenez que des aléas ou imprévus surviennent souvent quand on organise un congrès. Vous devez donc prévoir des solutions de rechange ou du matériel en plus.
