Il y a des millions de petites entreprises aux États-Unis. Les petites entreprises ont des défis uniques à relever parce qu’elles ont les mêmes tâches à remplir que leurs homologues plus grandes, mais sans le budget ou le personnel nécessaires pour y parvenir. Alors qu’une grande entreprise peut embaucher des spécialistes dans tous les domaines, une petite entreprise a souvent besoin d’une seule personne pour faire face à de multiples problèmes. C’est souvent le cas lorsqu’il s’agit de la gestion des stocks. Les commis-comptables et les directeurs d’entrepôt sont souvent chargés de tenir à jour l’information sur les stocks sans qu’un système adéquat soit en place pour ce faire.
Les entreprises peuvent perdre de l’argent si elles ne disposent pas d’un système de gestion des stocks adéquat. Le suivi manuscrit n’est tout simplement pas efficace. La seule personne capable d’accéder à l’information est la personne qui a fait le décompte. Le personnel de l’entrepôt, l’équipe de vente, le comptable et le personnel d’exploitation doivent connaître en tout temps l’inventaire de chaque article qu’une entreprise possède. Sans un rapport détaillé, l’équipe de vente ne peut pas prendre les commandes, de peur qu’elle ne puisse pas les honorer. Le personnel des opérations ne peut pas commander plus de produits avec précision parce qu’il ne sait pas ce dont il a besoin ou quelle quantité de chaque article. Le comptable ne peut pas fournir au propriétaire un bilan précis sans un inventaire complet des stocks. Dans l’ensemble de l’organisation, les ministères ont besoin d’une gestion précise des stocks pour s’acquitter de leurs tâches quotidiennes.
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Je trouve choquant de voir combien d’entreprises n’ont pas de système de gestion des stocks précis. J’ai parlé avec le chef de la qualité d’une entreprise de biens de consommation, dont les ventes annuelles moyennes s’élèvent à 9 millions de dollars, et elle m’a dit que les magasiniers feraient un comptage manuel lorsqu’une commande de vente serait soumise. Personne au bureau ne savait exactement quelle quantité de produit était disponible. Lorsqu’un vendeur prenait une grosse commande, cela causait le chaos et tout le monde se précipitait pour voir s’il avait assez de produits à expédier ce jour-là. Comme cela n’a pas causé de problèmes avec les ventes en ligne quotidiennes, l’entreprise a fonctionné de cette façon pendant plusieurs années. Ils ont commencé à chercher une solution parce qu’ils se sont rendu compte qu’ils n’avaient plus de produit. Au fur et à mesure que les ventes commerciales augmentaient, ils ne commandaient pas assez de produits pour suivre le rythme – tout cela parce qu’ils n’avaient pas de système de gestion des stocks. Cela leur a fait perdre certains des clients pour lesquels ils ont travaillé si fort.
Si votre entreprise n’a pas de système de gestion des stocks en place, voici des options à explorer :
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- Feuilles de calcul sur un disque partagé. C’est le système le plus rudimentaire. Si vous n’avez aucun budget pour un système de gestion des stocks, il fonctionnera temporairement. Inscrivez-vous pour obtenir un compte de messagerie Google gratuit. Dans le lecteur Google, créez une nouvelle feuille de calcul et « partagez-la » avec tous ceux qui ont besoin d’informations sur l’inventaire. Toutes les personnes figurant sur cette liste auront accès à la feuille de calcul en tout temps, ce qui empêchera la transmission de plusieurs versions dans le bureau. Tout ce qui se trouve sur la feuille de calcul partagée doit être le compte exact et à jour.
- Quickbooks. Ce logiciel de comptabilité populaire possède un système de gestion des stocks. L’avantage d’utiliser Quickbooks est que l’information pour l’inventaire s’intègre à la fois au compte de résultat et au bilan. Le défi est que le système peut être difficile à utiliser et qu’il est facile de faire des erreurs. Une fois que l’inventaire est épuisé, le remettre sur les rails peut prendre beaucoup de temps.
- Les affaires ! Professionnel. Ce logiciel de comptabilité est basé sur Microsoft Access et très convivial. L’avantage pour le système est qu’il est entièrement personnalisable. Vous pouvez modifier les zones et les formulaires en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Pour les personnes visuelles, le système de gestion des stocks dispose d’un graphique permettant de visualiser rapidement les niveaux de stock.
- Logiciels personnalisés. Il existe des entreprises qui peuvent créer des systèmes de gestion des stocks sur mesure pour vous. Des entreprises comme Oracle enverront des représentants à votre bureau, vous rencontreront et concevront une solution. Cette option est chère, vous pouvez donc essayer Quickbooks ou Business ! professionnel d’abord.
La gestion des stocks est cruciale pour les opérations commerciales. Il peut vous aider à gagner plus d’argent en s’assurant que l’équipe de vente a des produits à offrir aux clients. Simultanément, une entreprise peut économiser de l’argent en ne commandant que l’inventaire dont elle a besoin. Faire le plein d’articles dont vous avez un surplus vous enlève de l’argent qui pourrait être utilisé pour d’autres choses. Investir dans un système de gestion des stocks rendra votre entreprise plus efficace et vous épargnera des maux de tête plus tard.
