Soirée d’affaire : pourquoi l’aide d’une agence évènementielle est-elle cruciale ?

Il est dans l’intérêt des chefs d’entreprise de maintenir une bonne ambiance et la cohésion des employés. A l’instar du team building et des séminaires, les soirées d’entreprise permettent aux collaborateurs de se retrouver hors du cadre formel. Ces évènements sont l’occasion de partager des moments agréables et d’échanger en toute décontraction. Mais pour qu’elle soit réussie, une soirée d’affaires doit être soigneusement organisée, d’où l’intérêt de faire appel à une agence spécialisée. Voici pourquoi se fier aux professionnels de l’évènement.

Le professionnalisme et l’expertise d’une agence évènementielle

Faire appel à une agence évènementielle, c’est confier l’organisation de la soirée d’entreprise à des professionnels. Déléguer vous permet de gagner un temps non négligeable, de respecter le budget alloué, de bénéficier de la créativité et de l’expertise de professionnels. Ces derniers disposent du savoir-faire nécessaire pour rendre un évènement inoubliable, qu’il s’agisse du choix du lieu, de l’éclairage, des divertissements, du traiteur et autres prestataires. C’est dans cette optique que umdh.fr accompagne les petits et grands groupes dans l’organisation des évènements tels que les séminaires, les conventions, les lancements de produits, les réunions de top management et les soirées d’entreprise. Les experts en communication évènementielle usent de leur expertise pour marquer les esprits afin de générer une énergie positive.

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Profitez des ressources et du réseau de l’agence

La mission d’une agence évènementielle consiste à organiser des évènements pour divers publics, dont les entreprises. Les experts prennent en charge la location de la salle de réception et s’occupent de la logistique (envoi des invitations, déplacements, animations, prestataires…). L’entreprise profite effectivement des ressources et du réseau de l’agence. Celle-ci dispose d’un très large répertoire d’intervenants et de prestataires. Elle accompagne les clients dans le choix du thème, des animations et des services qui concordent à l’évènement et ce, qu’il s’agisse d’un simple cocktail ou d’une soirée de grande ampleur. Une agence évènementielle rassemble de nombreux talents, dont le concepteur-rédacteur qui accompagne le travail des chefs de projet dans la mise en place des dispositifs créatifs.

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Dans un même temps, le scénographe propose différentes idées de décor et de mise en scène, conformes à l’image de l’entreprise. C’est un tout un art de créer, voire de transposer l’univers de la marque dans un lieu éphémère. Tous les moyens sont de ce fait mis en œuvre pour réaliser une présentation d’exception malgré les contraintes éventuelles. Si nécessaire, les professionnels de l’évènementiel créent de toute pièce des concepts inédits afin de répondre efficacement aux attentes de leurs clients. Ils sont capables d’imaginer et de mettre en place des évènements exclusifs.

Une agence évènementielle vous aide à faire les bons choix sur le plan financier

Confier l’organisation de la soirée d’entreprise à des experts en évènementiel, c’est s’assurer du respect du budget dédié. Vous éviterez notamment les mauvaises surprises. En pratique, le montant du budget global est déterminé au préalable. Sur ce point, les professionnels font preuve de rigueur. Ils disposent de l’expertise nécessaire pour négocier les prix auprès de leurs partenaires et des prestataires afin d’optimiser le budget et atteindre les objectifs. Techniquement, le budget couvre les besoins en frais de déplacement, en frais d’hébergement, en coûts des repas. À ceux-là s’ajoutent le coût de l’animation, les frais des activités, les dépenses matérielles et techniques. Un évènement tel qu’une soirée d’entreprise implique des dépenses en marketing et communication, des frais de personnel. En sus, une marge sera dédiée aux imprévus, d’où l’utilité d’un budget planner. Ce document met en exergue les tâches et les coûts relatifs à l’organisation de l’évènement. La liste comprend entre autres les différentes dépenses : frais de déplacement, frais d’hébergement, billets d’avion, petits-déjeuners… Il s’agit de catégoriser les dépenses en fonction des besoins. Prévoyez de ce fait des colonnes : quantités, coût et total. Dans le cas d’évènements professionnels, toutes les décisions concordent à unir et fédérer les équipes ainsi que les partenaires de l’entreprise cliente.

A priori, le budget relatif à l’organisation d’un évènement comme une soirée d’entreprise dépend des besoins et des conditions stipulées par la direction. L’envergure des dépenses repose sur le type de public attendu. De cela dépendra les activités proposées, le choix du cadre, le niveau de qualité des prestations. Il est tout aussi d’usage de tenir compte de l’objectif de l’évènement : développer la culture d’entreprise, renforcer sa notoriété, sensibiliser les clients… L’ampleur du budget sera aussi en fonction du type d’évènement et de la date ou la période prévue pour son déroulement. Il ne faudra pas omettre les paramètres tels que le lieu où se tiendra la soirée : endroit atypique, domaine viticole, galerie d’art. Le lieu choisi reflètera l’ambiance et apportera une touche d’authenticité à l’image de la marque.

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