Les réunions du personnel sont-elles une perte de temps ?

Étant donné le nombre croissant de moyens de communication de haute technologie, certains propriétaires d’entreprise se demandent si les réunions en personne du personnel valent la peine d’y consacrer du temps et de l’énergie. Après tout, un texte, une discussion en ligne ou un courriel ne peuvent-ils pas accomplir la même chose en moins de temps ?

La valeur des rencontres en personne

Le fait est que de nombreuses actions spécifiques peuvent être accomplies par le biais d’interactions numériques, mais en fin de compte, la voix et les réunions en face à face accéléreront votre activité plus rapidement que les interactions purement numériques. C’est parce que :

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1. Nous sommes humains

Tandis que la technologie continue de se développer à une vitesse fulgurante, les êtres humains sont toujours connectés entre eux personnellement. Lorsque nous ne parvenons pas à fournir une interaction humaine, en particulier en face à face lorsque c’est possible, nous ne permettons pas à nos employés de communiquer entre eux à un niveau primaire et critique. Rappelez-vous que jusqu’à 80 % des communications sont non verbales, y compris la posture et le ton de la voix. Même si toutes vos réunions se font par téléphone, vous serez mieux loti que si elles se font toutes par courriel.

2. La créativité a besoin d’espace

Tandis que la communication numérique stimule l’action, les réunions favorisent la communication spontanée, non orientée vers la tâche, là où la créativité se développe. Bien que je ne préconise pas les réunions non structurées, je recommande de prévoir un espace créatif dans chaque réunion pour des conversations informelles sur les problèmes et les opportunités auxquels l’entreprise est confrontée.

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3. La confiance est essentielle

Les entreprises ne peuvent croître rapidement que s’il existe un niveau élevé de confiance entre vous et vos employés, les membres de votre équipe et vos services. Les réunions renforcent la confiance et la compréhension et peuvent accélérer les interactions et la résolution de problèmes. En s’observant les uns les autres, et en vous observant lors de réunions, les employés apprennent à se faire confiance et à croire en l’orientation et le potentiel de l’entreprise.

4. Une culture d’exécution

Des réunions du personnel bien gérées communiquent clairement à vos employés que vous avez le contrôle et qu’ils peuvent avoir confiance que l’entreprise est gérée efficacement. Être capable de vous tenir à l’exécution régulière de réunions disciplinées est le fondement de l’établissement d’une culture de l’exécution parmi vos employés.

5. Leadership

Les réunions sont le principal lieu où vous établissez votre leadership dans l’entreprise. C’est l’occasion pour vous de montrer à vos employés que vous savez comment gérer votre entreprise, vous-même et vos employés. Ne vous cachez pas derrière les gestionnaires et ne déléguez pas la responsabilité de vos réunions à d’autres, car c’est le meilleur moyen pour vous d’établir votre profil de leadership.

Premières étapes pour éliminer le temps perdu aux réunions du personnel

Bien sûr, le problème, c’est que de nombreuses réunions ne se déroulent pas de manière efficace. Cela signifie que les réunions sont mal perçues. Mais ne blâmez pas la méthode, blâmez son exécution. Vous pouvez exploiter la puissance des réunions pour accroître l’efficacité et la productivité et faire avancer votre entreprise.

Je recommande une réunion hebdomadaire du personnel et des réunions hebdomadaires de chaque service. En tant que propriétaire de l’entreprise, vous devez établir le calendrier et garder tout le monde sur la bonne voie. Je travaille avec mes clients pour les aider à planifier leurs réunions afin qu’ils puissent voir que quelques heures par semaine suffisent pour gérer leur équipe.

Voici une structure que j’ai envoyée à un client :

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Des lois immuables pour s’assurer que les réunions ne sont pas une perte de temps

Mais je t’entends déjà gémir. Vous avez probablement essayé d’organiser des réunions, mais elles débordent toujours, ou sont improductives, ou font perdre du temps. Voici les lois immuables pour s’assurer que vos réunions ne sont pas une perte de temps :

1. Cohérence

Fixez un jour et une heure réguliers pour chaque réunion et respectez-les. Ne reportez pas le rendez-vous pendant au moins les trois premiers mois pour établir l’uniformité. Après cela, ne reportez le rendez-vous qu’en cas d’absolue nécessité. Vos employés doivent pouvoir avoir confiance que lorsque vous dites qu’il va se passer quelque chose, c’est le cas.

2. Ordre du jour

Créez un ordre du jour régulier pour vos réunions. Il peut s’agir de mises à jour ministérielles, de tâches précises à accomplir, de groupes de marché ou de tout autre élément sensé. Assurez-vous que votre programme est simple. En cas de doute, utilisez ces trois questions simples : 1) qu’est-ce qui fonctionne ; 2) qu’est-ce qui ne fonctionne pas ; 3) qu’est-ce qu’on devrait faire à ce sujet ?

3. Tenue du temps

Une partie du problème avec les réunions est qu’elles perdent leur structure et deviennent désordonnées et improductives. Lorsque vous établissez un nouveau système de réunions, il est essentiel de bien gérer votre temps. Faites savoir aux gens quand un sujet doit être discuté à une date ultérieure, ou si vous devez passer à autre chose pour que tout le monde reste à l’heure. Vous serez repoussé, mais c’est la seule façon de vous assurer que vos réunions se poursuivront à long terme.

4. Suivi de la mise en œuvre

Idéalement, vos réunions solidifieront certaines tâches à accomplir par des personnes spécifiques. Assigner un système de suivi des actions. Une simple liste sur le tableau blanc ou sur GoogleDocs peut accomplir cette tâche. Assurez-vous simplement que la prochaine fois que vous vous réunirez, vous serez en mesure d’examiner les affectations et de tenir les membres de l’équipe responsables du respect de leurs engagements.

Prochaines étapes

Il est important que vous sachiez que si vous structurez et contrôlez vos réunions, vous limiterez considérablement votre temps total de gestion. Une réunion de 20 minutes par semaine peut préparer le terrain pour toute une équipe, plutôt que d’avoir à intervenir à des intervalles aléatoires pour établir le cap et ajuster les activités.

Je sais que cela semble beaucoup de travail, et c’est pour les premiers mois. Vous devez vous recycler, vous et vos employés, pour vous comporter de façon disciplinée. Mais les avantages sont énormes. J’ai vu les structures de réunion transformer les équipes et les organisations. Un client a doublé son chiffre d’affaires en un mois de réunions hebdomadaires régulières.