5 clés de réussite des projets de transformation

Comme tout projet, le plan de transformation relève d’un processus qui se compose d’un ensemble d’activités à entreprendre en vue d’atteindre un objectif qui est conforme aux contraintes de coûts, de délais et de ressources. Le projet de transformation s’inscrit ainsi dans une démarche de changement et d’innovation. Voici 5 clés d’un projet de transformation réussi.

L’engagement interne pour réussir votre projet de transformation

Les plans de transformation majeurs requièrent un engagement interne sans faille. Autrement dit, les équipes doivent être mobilisées afin d’adhérer à la stratégie mise en place. Pour ce faire, le plan sera présenté sous l’angle de l’innovation, permettant à chacun de contribuer à l’avenir de l’entreprise. Il est essentiel que chaque collaborateur comprenne son rôle dans le projet de transformation.

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C’est à ce stade qu’interviennent généralement des consultants en communication de projets pour mieux accompagner les entreprises dans la définition voire la déclinaison opérationnelle de leurs stratégies de transformation. Il convient donc de travailler d’un commun accord grâce aux méthodes de facilitation, de management visuel et de gestion de projets. Les experts sont également présents pour rendre le système d’information plus interopérable et nettement plus réactif pour soutenir les transformations.

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Le cadrage de votre projet de transformation

La réussite d’un projet repose en grande partie sur le cadrage. Le plan de transformation doit effectivement respecter le budget, mais également les délais prévus. C’est à cette étape que sera réalisé le choix du bon ROI, conformément à l’objectif prédéfini. Le cadrage représente donc un enjeu majeur puisqu’il s’agit d’un processus essentiel dans la réalisation du projet. Aussi, le cadrage d’un projet de transformation relève de plusieurs éléments. Il convient de définir les enjeux en amont (valeur ajoutée, gain de productivité, risques à éviter…) ainsi que leurs échéances.

Le cadrage d’un projet de transformation doit prendre en compte les opportunités dans l’environnement de l’entreprise. À cela s’ajoutent les contraintes, dont la réglementation, les forces et les faiblesses de la concurrence. En d’autres termes, le cadrage d’un projet se résume en quelques points clés : la détermination des objectifs à long terme, la définition du périmètre du projet. Il convient surtout d’identifier les moyens à mettre en œuvre pour sa réussite. S’ensuivent la gestion du changement, la vérification de l’alignement des besoins avec la stratégie adoptée. Il faudra également déterminer un budget de référence et définir les moyens de communication.

L’accompagnement au changement

La réalisation d’un projet de transformation ne peut être effective sans un accompagnement à la conduite du changement. Le processus consiste à adopter une démarche efficace et ordonnée en vue d’une transition fluide et sereine. Les changements de grande ampleur requièrent ainsi une véritable stratégie de conduite au changement. Pour faciliter cette transition, les sociétés de conseils et d’accompagnement valorisent les données de l’entreprise afin de mieux piloter l’activité et personnaliser les expériences en vue de prendre les bonnes décisions. L’accompagnement au changement nécessite surtout un cadre favorable, mais également un support adapté qui transforme les collaborateurs en acteurs du changement. Ils s’adapteront facilement aux nouveaux repères.

Projet de transformation : l’importance des plans de communication

À l’instar de l’accompagnement au changement, les plans de communication représentent un levier essentiel à tout projet de transformation. Ils font office d’outils de pilotage de la communication en vue de structurer les thèmes, les objectifs, les cibles pour un meilleur suivi opérationnel. Concrètement, une démarche d’accompagnement en communication des projets de transformation vise à structurer, piloter et produire la communication en mode projet. Il s’agit également de développer des actions de montée en compétences des collaborateurs de l’entreprise. Les consultants interviennent sur les contextes de transformation, apportent les retours d’expérience ainsi que les analogies indispensables.

La réussite d’un projet de transformation repose ainsi en partie sur la communication. Une entreprise veille en effet à transmettre une image positive et des valeurs spécifiques autour de leurs transformations. Son objectif : sensibiliser ses collaborateurs et favoriser l’appropriation. Il peut s’agir d’un plan de communication global initié dans le cadre d’une transformation, d’où la notion de communication stratégique de transformation. En revanche, si la communication se concentre sur les bénéfices d’un outil mis en place, l’entreprise doit adopter une communication projet opérationnelle.

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Les méthodes et les bonnes pratiques pour réussir la communication projet

La mise en place d’un plan de communication dans le cadre d’un projet de transformation s’opère en 4 étapes. La première étape consiste en l’introduction du plan de communication. Il s’agit d’un rappel du contexte et de la problématique. C’est à ce stade qu’il s’avère judicieux de rappeler les spécificités de l’ouvrage : les parties prenantes, les enjeux, les investissements… L’étape suivante consiste à fixer les objectifs et les buts en termes d’information. Ils doivent être détaillés en fonction des buts assignés. S’ensuit l’élaboration de la matrice de synthèse ou de communication : qui doit recevoir quoi ? Comment ? Pourquoi ? Quand ? Et par qui ? La dernière étape sera axée sur la planification de la livraison des informations auprès des différents publics cibles.

La méthode de pilotage du plan de communication

La maîtrise d’un plan de communication repose sur une méthode de pilotage bien défini. Dans un premier temps, il convient de comprendre, voire cerner le contexte général. Le but étant d’assurer la cohérence pour mieux atteindre les objectifs. Cela implique une certaine synergie des actions, de la gestion du budget ainsi que de l’équipe.

De plus, il s’avère essentiel de connaître les cibles : utilisateurs, clients, parties prenantes. L’étape suivante sera axée sur les objectifs à fixer. Ceux-ci doivent être réalistes, vérifiables et suivables. Il convient également de définir les messages qui conviennent à chacun. Les informations doivent avoir un impact sur l’audience ciblée. Leur résonnance auprès du public dépendra donc du ton, du contenu et de la sémantique.

La modélisation des actions du projet de plan de communication s’impose également. Cette étape consiste à regrouper les éléments et à orchestrer savamment le déroulé de la stratégie prédéfinie. Les actions éditées font l’objet d’un suivi, d’une modification et d’un pilotage de façon régulière. Enfin, le contrôle et l’évaluation s’appliquent à la fin de chaque projet. À ce stade, il est d’usage de dresser le bilan du projet dont le plan de communication. Seront pris en compte le bilan du projet, mais également les résultats du plan prévisionnel.

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