En entreprise, les tâches de groupe sont loin d’être une mission de plaisir. Mal organisées, elles virent bien assez vite à l’échec. En votre qualité de chef d’équipe, vous êtes tenu d’organiser une réunion cruciale dans votre société dans quelques semaines, mais ignorez comment vous y prendre ? On vous présente des solutions disponibles pour faire une réunion participative et efficace.
Plan de l'article
Les outils collaboratifs, la clé pour une réunion participative et efficace
Vous serez bien heureux d’apprendre qu’il existe aujourd’hui des centaines d’outils destinés à la conduite de réunion. Spécialement conçus pour le travail d’équipe, ils proposent des facilités adaptées au travail de groupe. Ils sont connus sous le nom d’outils collaboratifs. Vous pouvez en découvrir plus sur le Design Thinking par exemple et en apprendre davantage pour les connaître.
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Les outils collaboratifs connaissent un succès impressionnant depuis quelques années. Le plus célèbre d’entre eux est l’écran interactif. Ses utilisations se comptent de nos jours par millions. Il s’agit concrètement d’un écran doté de logiciels informatiques intégrant des fonctionnalités idéales pour l’animation des réunions et des présentations. Pour faire une réunion participative et efficace, vous serez alors bien avisé de miser sur les outils collaboratifs.
Comment choisir son outil de réunion ?
Comme indiqué plus haut, il existe aujourd’hui une belle diversité d’outils collaboratifs sur le marché. Afin de se retrouver parmi la masse et faire un choix éclairé, il est conseillé de se fonder sur des critères objectifs.
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Penser à vos besoins pour la réunion
Commencez par vous intéresser aux particularités de votre réunion. Devra-t-elle se tenir en présentiel ou aurez-vous à l’animer en ligne ? Dans le second cas par exemple, votre outil devra intégrer un logiciel de visioconférence. Concentrez-vous ensuite sur le déroulement de votre réunion. Aurez-vous à réaliser des présentations numériques de documents, vidéos, etc ? Aurez-vous besoin de logiciels comptables pour faire des démonstrations par exemple ?
Posez-vous toutes les questions que vous jugez opportunes. Les réponses à ces interrogations vous permettront de déterminer l’outil collaboratif qui s’adapte le mieux à votre réunion. Autrement dit, vous identifierez les fonctionnalités dont vous avez besoin pour mener une réunion captivante et participative.
La sécurité, un critère de choix important
Une fois la réflexion sur les fonctionnalités terminée, intéressez-vous à la sécurité offerte par votre outil de conduite de réunion. Les activités menées pour le compte de l’entreprise sont soumises au secret professionnel. Assurez-vous alors d’avoir un niveau de sécurité optimal avant de faire votre choix. L’idéal, c’est d’avoir la totale garantie de l’inviolabilité de toutes les informations que vous stockez sur votre outil avant de l’adopter.
S’intéresser à l’expérience des anciens utilisateurs
Lorsque votre outil de réunion est tout trouvé, une dernière vérification s’impose. Rendez-vous sur les sites spécialisés dans la vente de l’outil que vous avez choisi et prenez connaissance des avis clients sur le produit. En faisant cette petite vérification, vous aurez une idée du niveau de satisfaction obtenu par les utilisateurs de l’outil. Sur la base de leur expérience, vous confirmerez votre choix d’outil si les avis clients sont très majoritairement positifs. Lorsqu’ils ne le sont pas, vous pouvez faire machine arrière.
