Guide de planification d’événements : Comment organiser un événement réussi

Parrainé par : Nettoyage commercial AMC

Que vous soyez un planificateur d’événements professionnel ou que vous planifiez un événement parce que vous êtes la personne désignée, les règles ne changent pas. Le succès d’un événement repose sur trois principes importants : organiser, organiser et organiser.

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Pour vous aider à organiser un événement dont les invités parleront pendant des semaines, voici sept conseils utiles :

Logistique

Sachez à quoi sert l’événement, quel sera le thème, combien de personnes sont attendues, où il aura lieu, sera-t-il formel, informel, en plein air, en cravate noire ? Quel est le but de l’événement, le cas échéant ? Il faut répondre à toutes ces questions afin d’avoir une idée claire de la nature et du déroulement de l’événement.

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Planifier l’avenir

Une fois que vous avez une date fixe, il n’est jamais trop tôt pour commencer à planifier. Souvent, les vendeurs de prime sont réservés des mois à l’avance, alors entrez vite. Vous ne voudrez peut-être pas envoyer les invitations des mois à l’avance, mais vous pouvez faire une estimation des chiffres pour vous aider à planifier.

Affecter le budget

Lorsque vous connaissez le style d’événement que vous planifiez et le nombre d’invités que vous attendez, il est temps d’allouer votre budget. Habituellement, la plus grande partie doit être allouée à la nourriture et aux boissons, mais selon l’endroit où l’événement a lieu, la location de la salle peut être coûteuse. Tenez toujours compte d’un montant pour les dépenses imprévues.

C’est dans les détails

En plus des coûts prévus comme la location de la salle, la nourriture et les boissons, et les couverts, c’est l’attention aux détails que les invités se souviendront. Prenez le temps de penser à vous en tant qu’invité et faites une ” promenade ” mentale. Si vos invités porteront des insignes d’identité, assurez-vous que tous les noms sont correctement orthographiés. Aimeriez-vous avoir un verre de bienvenue à votre disposition ? Assurez-vous qu’un serveur a été affecté à cette fin. Les invités savent-ils où ils sont assis ? S’ils peuvent s’asseoir n’importe où, ayez une pancarte qui le leur dit. Si vous voulez des places assises planifiées, ayez un plan de table bien visible et faites en sorte que les cartes de place soient faciles à lire. Un petit cadeau va toujours bien ; il n’a pas besoin de coûter cher. Soyez créatifs !

Avoir un plan de sauvegarde

Comme le dit le vieil adage, si quelque chose peut mal tourner, ce sera le cas ! Assurez-vous donc d’avoir un plan B pour < absolument tout. Quelque chose sera égaré, quelque chose d’autre sera en retard, et quelque chose n’arrivera peut-être pas du tout. Anticipez où les choses pourraient se débloquer, mais soyez prêt à tout.

Devenir social

Rendez votre événement social social ! Lorsque vos invités se connectent, demandez leur identifiant Twitter et donnez-leur le hashtag personnalisé que vous avez créé avant l’événement. Encouragez vos invités à tweeter ou à prendre des photos, puis à les afficher sur Twitter, Facebook ou Instagram. Comme exercice de marketing, ajoutez l’événement à votre page Facebook, prenez beaucoup de photos et demandez aux invités de s’étiqueter.

Organiser le nettoyage

Vous seriez surpris de voir combien de planificateurs d’événements ne pensent pas au nettoyage. Évidemment, si votre événement a lieu dans un centre d’événements, ils seront responsables de la majeure partie du nettoyage, mais il est quand même payant de superviser l’opération. Si votre événement a lieu à Brisbane ou dans les environs, visitez le site AMC Sydney pour un nettoyage professionnel qui vous laissera libre de vous asseoir et de profiter de l’événement.

Planifiez-vous des événements ? Laissez vos conseils pratiques pour la planification dans les commentaires ci-dessous.