Parrainé par : Nettoyage commercial AMC
Que vous soyez un planificateur d’événements professionnel ou que vous planifiez un événement parce que vous êtes la personne désignée, les règles ne changent pas. Le succès d’un événement repose sur trois principes importants : organiser, organiser et organiser.
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Pour vous aider à organiser un événement dont les invités parleront pendant des semaines, voici sept conseils utiles :
Plan de l'article
Logistique
Sachez à quoi sert l’événement, quel sera le thème, combien de personnes sont attendues, où il aura lieu, sera-t-il formel, informel, en plein air, en cravate noire ? Quel est le but de l’événement, le cas échéant ? Il faut répondre à toutes ces questions afin d’avoir une idée claire de la nature et du déroulement de l’événement.
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Planifier l’avenir
Une fois que vous avez une date fixe, il n’est jamais trop tôt pour commencer à planifier. Souvent, les vendeurs de prime sont réservés des mois à l’avance, alors entrez vite. Vous ne voudrez peut-être pas envoyer les invitations des mois à l’avance, mais vous pouvez faire une estimation des chiffres pour vous aider à planifier.
Affecter le budget
Lorsque vous connaissez le style d’événement que vous planifiez et le nombre d’invités que vous attendez, il est temps d’allouer votre budget. Habituellement, la plus grande partie doit être allouée à la nourriture et aux boissons, mais selon l’endroit où l’événement a lieu, la location de la salle peut être coûteuse. Tenez toujours compte d’un montant pour les dépenses imprévues.
C’est dans les détails
En plus des coûts prévus comme la location de la salle, la nourriture et les boissons, et les couverts, c’est l’attention aux détails que les invités se souviendront. Prenez le temps de penser à vous en tant qu’invité et faites une » promenade » mentale. Si vos invités porteront des insignes d’identité, assurez-vous que tous les noms sont correctement orthographiés. Aimeriez-vous avoir un verre de bienvenue à votre disposition ? Assurez-vous qu’un serveur a été affecté à cette fin. Les invités savent-ils où ils sont assis ? S’ils peuvent s’asseoir n’importe où, ayez une pancarte qui le leur dit. Si vous voulez des places assises planifiées, ayez un plan de table bien visible et faites en sorte que les cartes de place soient faciles à lire. Un petit cadeau va toujours bien ; il n’a pas besoin de coûter cher. Soyez créatifs !
Avoir un plan de sauvegarde
Comme le dit le vieil adage, si quelque chose peut mal tourner, ce sera le cas ! Assurez-vous donc d’avoir un plan B pour < absolument tout. Quelque chose sera égaré, quelque chose d’autre sera en retard, et quelque chose n’arrivera peut-être pas du tout. Anticipez où les choses pourraient se débloquer, mais soyez prêt à tout.
Rendez votre événement social social ! Lorsque vos invités se connectent, demandez leur identifiant Twitter et donnez-leur le hashtag personnalisé que vous avez créé avant l’événement. Encouragez vos invités à tweeter ou à prendre des photos, puis à les afficher sur Twitter, Facebook ou Instagram. Comme exercice de marketing, ajoutez l’événement à votre page Facebook, prenez beaucoup de photos et demandez aux invités de s’étiqueter.
Organiser le nettoyage
Vous seriez surpris de voir combien de planificateurs d’événements ne pensent pas au nettoyage. Évidemment, si votre événement a lieu dans un centre d’événements, ils seront responsables de la majeure partie du nettoyage, mais il est quand même payant de superviser l’opération. Si votre événement a lieu à Brisbane ou dans les environs, visitez le site AMC Sydney pour un nettoyage professionnel qui vous laissera libre de vous asseoir et de profiter de l’événement.
Planifiez-vous des événements ? Laissez vos conseils pratiques pour la planification dans les commentaires ci-dessous.
La communication avant, pendant et après l’événement
Si vous voulez que votre événement soit un succès, vous devez communiquer avec vos invités avant, pendant et après l’événement. Les moyens traditionnels de communication ne suffisent plus. Vous devez utiliser les réseaux sociaux pour atteindre une audience plus large.
• Utilisez Twitter pour diffuser des informations sur votre événement en utilisant le hashtag approprié
Assurez-vous que tous les participants sont au courant du programme de la journée/soirée :
• Utilisez un tableau électronique qui affiche en temps réel le planning de chaque activité prévue pour permettre aux participants d’être informés.
En demandant à vos participants d’utiliser certains hashtags lorsqu’ils postent sur les réseaux sociaux (par exemple #nomdevotreevenement), cela peut aider à faire connaître davantage votre marque :
Prenez beaucoup de photos : Des photos montrant ce qui se passe durant cet événement peuvent être téléchargées directement sur les plateformes sociales comme Instagram, Twitter…
Tenez tout le monde informé ! : Ayez une personne attitrée uniquement à cette tâche afin de tenir tout le monde informé des dernières informations sur les conférenciers, les activités,…. Utilisez une application de partage de photos : Vous pouvez utiliser une application telle que Slideshow pour permettre aux participants d’afficher leurs photos en temps réel sur un écran géant à l’arrière de la salle.
• Partagez des témoignages et des images du déroulement avec vos invités ainsi qu’avec ceux n’ayant pas pu assister au rendez-vous.
Communiquer avant, pendant et après votre événement est crucial pour son succès. Ne laissez rien au hasard afin d’avoir une communication efficace !
Gérer les imprévus et les situations d’urgence
Malgré une planification minutieuse, vous devez vous préparer à l’inattendu. Les événements en direct peuvent être imprévisibles, et vous devez tenir compte du type de public auquel vous avez affaire (enfants, adultes…) afin de prévoir toutes sorties anticipées en cas d’imprévu.
Une fois que vous avez identifié ces risques potentiels, élaborez un plan clair impliquant chaque membre du personnel concerné par la situation.
Chaque personne doit connaître son rôle dans la gestion des crises potentielles. Lorsque cela s’avère nécessaire, vous pouvez mettre en place un groupe cible ou une cellule spécialisée qui aura pour mission unique de gérer cette situation inopinée promptement. Elle sera constituée généralement des pompiers, des services sanitaires, d’une structure hospitalière, etc. Cette stratégie permettra ainsi aux intervenants externes tels que les services de sécurité, les pompiers, d’arriver sur le lieu du sinistre dans les plus brefs délais.
Vous devez avoir des membres du personnel qualifiés pour fournir des soins de première urgence. Ils devraient être capables de faire face à tout incident médical imprévisible qui pourrait se produire pendant l’événement. N’oubliez pas que la santé et la sécurité de vos invités sont votre responsabilité.
Afin d’informer rapidement tous les participants, il est recommandé de mettre en place une signalisation efficace dans l’espace. Également, vous devez informer verbalement et explicitement chaque personne au sein de l’événement pour qu’elle puisse savoir quoi faire et où aller. La communication doit être rapide.
En tant qu’organisateur évènementiel, vous appréciez sans nul doute que tout soit parfait jusqu’à ce que survienne un imprévu. Vous devez avoir des plans d’urgence spécifiques et clairs ainsi que du personnel formé aux premiers secours. Une communication rapide et efficace avec le public durant une telle situation critique permettra aussi de minimiser les dommages. C’est pourquoi il faut anticiper pour mieux réagir face à ces situations inattendues lors de vos évènements.
